Actualiteit: Mogelijk uitstel tot 1 april 2025 voor de toepassing van de wet van 20 oktober 2023 betreffende de oprichting en de Federal Learning Account (FLA).

Een wetsvoorstel van 16 oktober 2024 om de verplichting tot registratie van de opleidingen van werknemers in de Federal Learning Account (FLA) uit te stellen, is goedgekeurd door de Kamercommissie Werk. Deze maatregel heeft tot doel de inwerkingtreding van deze verplichting te verschuiven van 1 april 2024 naar 1 april 2025.

Voorlopig is het voorstel nog niet goedgekeurd, waardoor het belangrijk is om de geldende bepalingen na te leven door de opleidingen van uw werknemers in de FLA te registreren voor 30 november 2024 (zie de onderstaande deadlines).

Federal Learning Account (FLA)

Oorsprong en doelstellingen

Het digitale platform implementeert hoofdstuk 12 "Investeren in opleiding" van de wet van 3 oktober 2022, algemeen bekend als de "Deal voor Werkgelegenheid". De Deal voor Werkgelegenheid erkent nieuwe rechten voor werknemers, waaronder het recht om jaarlijks een opleiding te volgen. Deze wens vertaalt zich in de oprichting van het jaarlijkse opleidingsplan, het individuele opleidingsaccount (een account dat het jaarlijks opleidingskrediet van de werknemer bevat), en het opleidingskrediet, oftewel het aantal opleidingsdagen waarover de werknemer in een bepaald jaar beschikt.

In dit kader past de wet van 20 oktober 2023 met betrekking tot de oprichting en het beheer van het "Federal Learning Account". Het doel is om werknemers en werkgevers te helpen bij het beheren van hun individueel recht op opleiding en hun opleidingsactiviteiten.

Betrokkenen

De werkgevers uit de privésector die vallen onder het toepassingsgebied van de wet van 5 december 1968 betreffende collectieve arbeidsovereenkomsten en hun werknemers, zijn betrokken.

Alle werkgevers uit de privésector die onderworpen zijn aan de wet van 5 december 1968, zijn verplicht gebruik te maken van het FLA. De te registreren informatie varieert echter naargelang de situatie:

- Vanaf 1 januari 2024 moeten alle werkgevers de gevolgde opleidingen van hun werknemers registreren;

- Degenen die verplicht zijn een individueel recht op opleiding aan hun werknemers te verstrekken, moeten deze opleidingsrechten ook vastleggen.

Termijn en verplichtingen van de werkgever voor registratie en actualisatie van gegevens

30 november 2024

Deadline voor:

• Registreren van de opleidingen gevolgd door de werknemers tussen 1 januari 2024 en 30 september 2024. (= van het eerste tot het derde kwartaal van 2024). Opleidingen gevolgd in het vierde kwartaal van 2024 moeten uiterlijk op 31 januari 2025 worden geregistreerd.

• Registreren van de opleidingsrechten van de werknemers (dagen). Indien dit niet gebeurt, zal Sigedis zelf het aantal dagen op 1 december 2024 invoeren op basis van de bekende gegevens uit de DMFA- en Dimona-aangiftes. Sigedis is een vzw die door de overheid de taak heeft gekregen om bepaalde gegevens in het FLA te registreren en te berekenen.

Vervolgens:

Elke werkgever moet elk kwartaal de gegevens in het FLA bijwerken, uiterlijk op de laatste dag van de maand volgend op het einde van het kwartaal. Bijvoorbeeld: Q1 januari-februari-maart --> deadline is 30 april 2025.

1 januari 2025

Sigedis zal automatisch op de eerste werkdag van elk kalenderjaar een voorstel van opleidingsrechten in het FLA laden op basis van de geregistreerde informatie. Let op, de werkgever is verplicht te controleren of de informatie correct is.

31 januari 2025

Deadline voor het registreren van de opleidingen gevolgd in het laatste kwartaal van 2024.

Bovendien is de werkgever verplicht om:

• De nauwkeurigheid van deze gegevens te waarborgen.
• Gegevens op verzoek van de werknemer te verwijderen of te corrigeren.
• De werknemer te informeren over de verwerking van zijn gegevens (het bestaan van het FLA; de verwerkte gegevens; de doeleinden van de gegevensverwerking en de ontvangers van de gegevens; de bewaartermijn; enzovoort).

Registratie van opleidingsgegevens

Hoe gegevens te importeren?

De werkgever heeft drie mogelijkheden om de registratie uit te voeren:

1. Via de online FLA-dienst: Deze toepassing is toegankelijk voor iedereen. De werkgever voert de gegevens zelf in, zonder dat er extra technische ontwikkeling nodig is. Deze optie wordt meestal gekozen door kleine werkgevers.

2. Via het batchkanaal: Deze methode maakt het mogelijk om grote hoeveelheden gegevens te verzenden in de vorm van gestructureerde berichten (XML) via het veilige bestandsoverdracht-systeem (SFTP) van de sociale zekerheid, waardoor handmatige gegevensinvoer wordt vermeden.

3. Via de web API-dienst: De verklaringen worden verzonden naar Sigedis via een REST-webservice, wat ook handmatige gegevensinvoer uitsluit.

Welke opleidingsrechten en welke opleidingen moeten worden geregistreerd:

Drie individuele opleidingsrechten moeten worden geregistreerd in het FLA:

1. Het wettelijk recht op opleiding (zie de Deal voor Werkgelegenheid);

2. Eventuele opleidingsrechten erkend door de sector;

3. Eventuele opleidingsrechten toegekend door de werkgever (= individuele opleidingsrechten die de werkgever binnen het bedrijf heeft ingesteld).

Twee soorten opleidingen moeten worden geregistreerd:

1. Formele opleidingen:

   • Cursussen en trainingen die worden gegeven door trainers of sprekers.
   • Deze opleidingen kenmerken zich door een hoog niveau van organisatie door de trainer of opleidingsinstelling.
   • Ze vinden plaats op een duidelijk gescheiden locatie van de werkplek.
   • Deze opleidingen zijn gericht op een groep deelnemers en kunnen worden georganiseerd en beheerd door het bedrijf zelf of door een externe organisatie.

2. Informele opleidingen:

   • Opleidingsactiviteiten die niet onder de formele opleidingen vallen, maar direct gerelateerd zijn aan het werk.
   • Deze opleidingen kenmerken zich door een hoog niveau van zelforganisatie door de individuele leerling of een groep leerlingen met betrekking tot tijdschema, locatie en inhoud.
   • De inhoud is afgestemd op de individuele behoeften van de leerling op de werkplek en heeft een directe link met het werk en de werkplek, inclusief deelname aan conferenties of beurzen met een leerdoel.

De gegevens die moeten worden geregistreerd met betrekking tot de werkgever:

De werkgever moet de volgende gegevens over zichzelf registreren:

1. De identificatiegegevens van de werkgever, inclusief het ondernemingsnummer;

2. De grootte van het bedrijf uitgedrukt in het aantal werknemers.

De te registreren gegevens met betrekking tot de werknemers:

Het Federal Learning Account bevat voor elke geregistreerde persoon, op basis van hun NISS, de volgende gegevens met betrekking tot de perioden waarin zij als werknemer werkzaam zijn:

1. De identiteit van de persoon, namelijk: naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, adres, NISS;

2. Het werkregime waarin zij werkzaam zijn volgens artikel 50, § 3 van de wet van 3 oktober 2022;

3. De (onder)commissie(s) paritair die verantwoordelijk zijn voor hen;

4. Het registratienummer van de collectieve arbeidsovereenkomst waarop het individuele recht op opleiding of de sectorale opleidingsrechten en het opleidingskrediet eventueel zijn gebaseerd;

5. Het aantal opleidingsdagen waarop zij recht hebben, uitgedrukt in dagen of uren volgens artikel 50, § 1, g) van de wet van 3 oktober 2022, voor het huidige jaar op basis van de individuele of sectorale opleidingsrechten;

6. Het aantal gevolgde opleidingsdagen, uitgedrukt in dagen of uren volgens artikel 50, § 1, g) van de wet van 3 oktober 2022, en het aantal resterende dagen of het aantal dagen dat moet worden doorgeschoven naar het volgende jaar;

7. De gevolgde opleidingen en hun relevante basiskenmerken, met name de start- en einddatum, de aard, het resultaat en eventueel de financiering van deze opleidingen;

8. De huidige openstaande waarde van het opleidingskrediet, uitgedrukt in dagen of uren volgens artikel 50, § 1, g) van de wet van 3 oktober 2022;

9. Het totale initiële bedrag, het resterende bedrag, de deadline voor besteding en de gegevens met betrekking tot de betalingen van de bedragen voor het financieren van maatregelen voor werkbaarheid.

De registratie is verplicht voor alle werknemers, inclusief studentenjobbers, tijdelijke werknemers en flexi-werkers.

Nieuwe werknemers: Bij de aanwerving van nieuwe werknemers moet de werkgever hun gegevens binnen zestig kalenderdagen na hun indiensttreding registreren. De persoonlijke gegevens die bekend zijn bij de administratie zullen door Sigedis in het FLA worden aangevuld.

Wie is Sigedis en wat is zijn rol?

Sigedis is een vzw die door de overheid de taak heeft gekregen om bepaalde gegevens in het FLA te registreren en te berekenen.

De vzw zal de persoonlijke gegevens in het FLA invoeren en het initiële opleidingsrecht per werknemer en per kalenderjaar berekenen, evenals het saldo van de lopende opleidingsrechten.

Vanaf 1 januari 2025 zal Sigedis automatisch een voorstel voor opleidingsrechten in het FLA laden op de eerste werkdag van elk kalenderjaar. U moet echter deze automatisch berekende gegevens controleren en indien nodig aanpassen of aanvullen, binnen dertig kalenderdagen na dit voorstel.

Toegang tot het FLA voor de werknemer

De geregistreerde werknemer kan het FLA online raadplegen via de volgende website: www.mycareer.be.

Bij de aanwerving van een nieuwe medewerker zal Sigedis minstens eenmaal per jaar informatie sturen over onder andere:

• Het bestaan van het FLA;
• De verzamelde gegevens, de doelstellingen van de verwerking en de ontvangers van de informatie;
• De bewaartermijn van de gegevens;
• De status van het opleidingskrediet.

Deze informatie wordt verzonden via de eBox van de werknemer. Als de werknemer geen geregistreerd e-mailadres heeft op mycareer.be of via zijn eBox, bent u verplicht deze informatie binnen 30 werkdagen aan hem te verstrekken.

Sancties bij niet-registratie

Elke kwartaal zal Sigedis een lijst opstellen van werkgevers die hun registratieverplichtingen voor het voorgaande kwartaal niet hebben nageleefd. Deze werkgevers zullen via de eBox van de sociale zekerheid op de geconstateerde tekortkomingen worden gewezen. Ze hebben vervolgens een termijn van 30 kalenderdagen om aan de verplichtingen te voldoen en van de lijst te worden verwijderd.

Deze lijst zal ook worden doorgestuurd naar het CNT, de (onder)commissies paritair, de FOD ETCS en de sociale inspectiediensten. De FOD ETCS zal deze lijst publiceren op een openbare website als onderdeel van een "naming & shaming"-benadering.

De toepassing van deze sanctie zal beginnen in 2025.

Daarnaast kunnen er boetes worden opgelegd bij niet-naleving van bepaalde verplichtingen die voortvloeien uit een sectorale collectieve arbeidsovereenkomst die verplicht is gesteld bij koninklijk besluit. De sociale inspectiediensten kunnen een administratieve boete opleggen die varieert van 80 € tot 800 € per geconstateerde overtreding en per werknemer.

Bronnen:

Wet van 3 oktober 2022 betreffende diverse bepalingen met betrekking tot arbeid (1)

Wet van 20 oktober 2023 betreffende de oprichting en het beheer van het "Federal Learning Account" (1)

Federal Learning Account: FAQ | Group S