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Federal Learning Account (FLA)

Actualité: Possible report au 1er avril 2025 de l'application de la loi du  20 octobre 2023 relative à la création et la gestion du Federal Learning Account (FLA).

Une proposition de loi du 16 octobre 2024 visant à repousser l'obligation d'enregistrer les formations des travailleurs dans le Federal Learning Account (FLA) a été adopté par la Commission de l'Emploi de la Chambre. Cette mesure vise à décaler l'entrée en vigueur de cette obligation du 1er avril 2024 au 1er avril 2025.

Pour l'heure, la proposition n'a pas encore été approuvée, il est donc important de s'en tenir aux dispositions en vigueur en enregistrant les formations de vos travailleurs dans le FLA pour le 30 novembre 2024. (Voir les échéances ci-dessous).

Federal Learning Account

Le Federal Learning Account (FLA) ou le compte fédéral de formation est une plateforme digitale accessible à tous les employeurs belges depuis le 1er avril 2024. 

Origine et objectifs

La plateforme digitale implémente le chapitre 12 "Investir dans la formation" de la loi du 3 octobre 2022 communément appelée "Deal pour l'emploi". La Deal pour l'emploi reconnait de nouveaux droits aux travailleurs dont celui d'être formé annuellement. Cette volonté se traduit par la création des notions de  plan de formation annuel, compte formation individuel à savoir un compte reprenant le crédit annuel de formation dont dispose le travailleur et crédit formation à savoir,  le nombre de jours de formation dont le travailleur dispose durant une année donnée.

C'est dans ce contexte que s'insère la loi du 20 octobre 2023 relative à la création et la gestion du "Federal Learning Account. L'objectif étant d'aider les travailleurs  et les employeurs à gérer leur droit individuel à la formation ainsi que leurs formations.

Qui sont les concernés ?

Les employeurs du secteur privé qui relèvent du champ d'application de la loi du 5 décembre 1968 sur les conventions collectives et leurs travailleurs, sont concernés.

Tous les employeurs du secteur privé soumis à la loi du 5 décembre 1968 sont obligés d'utiliser le FLA. Cependant, les informations à enregistrer varient en fonction des situations :

  • À partir du 1er janvier 2024, tous les employeurs doivent enregistrer les formations suivies par leurs employés ;
  • Ceux qui sont tenus de fournir un droit individuel à la formation à leurs travailleurs doivent également consigner ces droits à la formation.

Délai et obligation de l'employeur d'enregistrer et d'actualiser les données

30 novembre 2024 

Date limite pour :

- enregistrer les formations suivies pas les travailleurs entre le 1er janvier 2024 et le 30 septembre 2024. (= du premier au troisième trimestre 2024). Les formations suivies au cours du quatrième trimestre de 2024 devront être enregistrées au plus tard le 31 janvier 2025.

- enregistrer les droits à la formation des travailleurs (jours), à défaut, Sigedis introduira lui-même ce nombre de jours au 1er décembre 2024 sur la base des données connues provenant des déclarations DMFA et Dimona. Sigedis est une ASBL qui a reçu la tâche par les pouvoirs publics d'enregistrer et de calculer certaines données dans le FLA.

Par la suite, chaque année l'employeur devra mettre à jour le FLA tous les trimestres civils au plus tard le dernier jour du mois qui suit la fin du trimestre. ex: T1 janvier-fervrier -mars --> date limite sera le 30 avril 2025.

1er janvier 2025 

Sigedis chargera automatiquement dans le FLA une proposition de droits à la formation, le premier jour ouvrable de chaque année civile sur base des informations enregistrées. Attention l'employeur est tenu de vérifier que les informations sont correctes.

31 janvier 2025 

Date limite d'enregistrement des formations suivies durant le dernier trimestre de 2024.

En outre, l'employeur est tenue de:

- garantir l'exactitude de ces données

- supprimer ou rectifier ces données à la demande du travailleur

- d'informer le travailleur sur le traitement de ses données (l'existence du FLA ; les données traitées ; les finalités du traitement des données et les destinataires des données ;la durée de conservation ; etc.)

Enregistrement des données relatives à la formation

Comment s'inscrire ?

Hypothèse n°1 - Vous avez déjà utilisé les services en ligne de la sécurité sociale (par exemple l'e-Box Enterprise):

Dans ce cas, vous pouvez vous connecter directement au Federal Learning Account avec itsme ou l'eID sur careerpro.be - Federal Learning Account.

Hypothèse n°2 - Vous n'avez pas encore utilisé les services en ligne de la sécuroté sociale: 

Dans ce cas, suivez ces 3 étapes:

Comment importer les données ?

L'employeur dispose de trois moyens pour effectuer l'enregistrement :

- Par le service en ligne FLA : cette application est accessible à tous. L'employeur y saisit lui-même les données, sans nécessiter de développement technique supplémentaire. Cette option est généralement privilégiée par les petits employeurs ;

- Par le canal batch : cette méthode permet de transmettre des volumes importants de données sous forme de messages structurés (XML) via le système de transfert de fichiers sécurisé (SFTP) de la sécurité sociale, éliminant ainsi la saisie manuelle des données ;

- Par le service web API : les déclarations sont transmises à Sigedis via un service web REST, ce qui dispense également de l'encodage manuel des données.

Quels droits à la formation et quelles formations doivent être enregistrés

Trois droits individuels à la formation doivent être enregistrés dans le FLA :

1. le droit à la formation prévu par la loi (voir le deal pour l'emploi); 

2. les éventuels droits de formation reconnus par le secteur;

3. les éventuels droits de formation octroyés par l'employeur (= droits individuels à la formation que l'employeur a instaurés dans l'entreprise).

Deux types de formations doivent être enregistrées:

1. Les formations formelles: 

Les cours et stages conçus par des formateurs ou des orateurs.Ces formations sont caractérisées par un haut degré d'organisation du formateur ou de l'institution de formation. Elles se déroulent dans un lieu nettement séparé du lieu de travail. Ces formations s'adressent à un groupe d'apprenants. Ces formations peuvent être conçues et gérées par l'entreprise elle-même ou par un organisme extérieur à l'entreprise.

2. Les formations informelles: 

Les activités de formation, autres que celles visées sous a), et qui sont en relation directe avec le travail.Ces formations sont caractérisées par un haut degré d'auto-organisation par l'apprenant individuel ou par un groupe d'apprenants en ce qui concerne l'horaire, le lieu et le contenu, un contenu déterminé en fonction des besoins individuels de l'apprenant sur le lieu de travail et avec un lien direct avec le travail et avec le lieu de travail, en ce compris la participation à des conférences ou à des foires dans un but d'apprentissage;

Les données  à enregistrer relatives à l'employeur:

L'employeur doit enregistrer les données suivantes le concernant:

1° les données d'identification de l'employeur, y compris le numéro d'entreprise;
2° la taille de l'entreprise exprimée en nombre de travailleurs.  

Les données  à enregistrer relatives aux travailleurs:

Le Federal Learning Account contient pour chaque personne enregistrée, sur base de son NISS, les données suivantes qui ont trait aux périodes durant lesquelles elle est occupée en qualité de travailleur:

1° l'identité de la personne, à savoir: le nom, le prénom, la date et lieu de naissance, l'adresse, le NISS;
2° le régime de travail dans lequel elle est occupée au sens de l'article 50, § 3, de la loi du 3 octobre 2022;
3° la ou les (sous)commission(s) paritaire(s) compétente(s) à laquelle/auxquelles elle ressortit;
4° le numéro d'enregistrement de la convention collective de travail sur laquelle le droit individuel à la formation ou les droits sectoriels à la formation et le crédit formation sont éventuellement basés;

5° le nombre de jour de formation auquel elle a droit, exprimé en jours ou heures conformément à l'article 50, § 1er, g), de la loi du 3 octobre 2022, durant l'année en cours en application des droits individuels ou sectoriels à la formation;

6° le nombre des jours de formation suivis, exprimé en jours ou heures conformément à l'article 50, § 1er, g), de la loi du 3 octobre 2022, et le nombre de jours restant à suivre ou le nombre de jours à reporter à l'année suivante;
7° les formations suivies et leurs caractéristiques de base pertinentes, en particulier, le début, la fin, la nature, le résultat et éventuellement le financement de ces formations;
8° la valeur ouverte actuelle du crédit de formation, exprimé en jours ou heures conformément à l'article 50, § 1er, g), de la loi du 3 octobre 2022;

9° le montant total initial, le montant restant, la date limite de dépense et les données relatives aux paiements des montants pour financer les mesures d'employabilité. 

L'enregistrement est obligatoire pour l'ensemble des travailleurs, y compris les étudiants jobistes, les travailleurs occasionnels, ainsi que les flexi-travailleurs.

Nouveaux travailleurs: En cas de recrutement de nouveaux travailleurs, l'employeur doit enregistrer leurs données dans les soixante jours calendrier à compter de leur entrée en service. Les données à caractère personnel qui sont connues de l'administration seront complétées dans le FLA par Sigedis. 

Qui est Sigedis et quel est son rôle ?

Sigedis est une ASBL qui a reçu la tâche par les pouvoirs publics d'enregistrer et de calculer certaines données dans le FLA.

L'ASBL introduira les données personnelles dans le FLA et calculera le droit initial à la formation par travailleur et par année civile, ainsi que le solde des droits à la formation en cours.

À compter du 1er janvier 2025, Sigedis chargera automatiquement dans le FLA une proposition de droits à la formation, le premier jour ouvrable de chaque année civile.
Vous devrez toutefois encore vérifier ces données calculées automatiquement et les adapter/compléter si nécessaire, et ce dans les trente jours calendrier à compter de cette proposition. 

Accès au FLA par le travailleur

Le travailleur inscrit pourra consulter le FLA en ligne à l'adresse suivante : www.mycareer.be.

Lors de l'embauche d'un nouveau collaborateur, Sigedis enverra ensuite, au moins une fois par an, des informations concernant notamment :

- l'existence du FLA ;

- les données collectées, les objectifs du traitement et les destinataires des informations ;

- la durée de conservation des données ;

- l'état du crédit de formation.

Ces informations seront transmises via l'eBox du travailleur. Si ce dernier n'a pas d'adresse e-mail enregistrée sur mycareer.be ou via son eBox, il vous incombe de lui communiquer ces informations dans un délai de 30 jours ouvrables.

Sanctions en cas de non-enregistrement

Chaque trimestre, Sigedis dressera une liste des employeurs n'ayant pas respecté leurs obligations d'enregistrement pour le trimestre précédent. Ces employeurs seront informés via l'eBox de la sécurité sociale des manquements constatés. Ils disposeront alors d'un délai de 30 jours calendaires pour se mettre en conformité et être retirés de cette liste.

Cette liste sera également transmise au CNT, aux (sous-)commissions paritaires, au SPF ETCS et aux services d'inspection sociale. Le SPF ETCS publiera cette liste sur un site web public dans une démarche de "naming & shaming".

L'application de cette sanction débutera en 2025.

De plus, des amendes peuvent être infligées en cas de non-respect de certaines obligations découlant d'une convention collective de travail sectorielle rendue obligatoire par arrêté royal. Les services d'inspection sociale peuvent imposer une amende administrative allant de 80 € à 800 € par infraction constatée et par travailleur.

Sources 

Loi du 3 octobre 2022 portant des dispositions diverses relatives au travail (1)

Loi du 20 octobre 2023 relative à la création et la gestion du "Federal Learning Account" (1)

Federal Learning Account: FAQ | Group S